Wie organisiere ich ein formelles Treffen?

Manchmal reicht eine E-Mail nicht aus. Es gibt Geschäftsentscheidungen, die nur mit dem Impuls eines persönlichen Treffens zwischen den Leitern der beteiligten Abteilungen oder sogar zwischen Mitgliedern verschiedener Unternehmen und Institutionen getroffen werden können. Wie bei jeder formellen Handlung muss eine Besprechung einige Schritte für ihre korrekte Entwicklung erfüllen. Deshalb erklären wir in .com, wie man ein formelles Treffen organisiert .

Vorherige Phase: Organisation des Treffens

Zuallererst sollte eine Frage gestellt werden: "Ist es wirklich notwendig, ein Treffen für dieses Thema zu organisieren?" Und ist es so, dass diese Termine oft und zu Recht den Ruf haben, echte Zeitfresser zu sein, die zu viele Stunden aufschieben, ohne die diskutierten Probleme zu lösen? Daher muss jedes Mal überlegt werden, wann ein Meeting organisiert werden soll, ob es wirklich erforderlich ist oder ob das zu behandelnde Problem mit ein paar E-Mails, einigen Telefonanrufen oder sogar einer Videokonferenzsitzung schneller gelöst werden kann von Skype oder einem Google Hangout.

Sobald die Entscheidung getroffen wurde, ist es notwendig, die Anzahl der Personen zu bestimmen, die anwesend sein werden, und die Einladung zu senden, vorzugsweise schriftlich und in ausreichender Zeit, beispielsweise 15 Tage, wenn es darum geht, Personen zu zitieren, die aus einer anderen Stadt anreisen müssen. Dies hängt jedoch von der Tagesordnung und der Situation der einzelnen Unternehmen ab.

Eine Empfehlung: Je mehr Leute unterwegs sind, desto länger wird das Treffen dauern. Daher ist es am besten, nicht mehr als die wesentlichen Personen zu erwähnen. Tage vor dem Treffen ist es ratsam, die Anwesenheit jedes Gastes telefonisch zu bestätigen.

Neben der Liste der Personen müssen Sie auch eine voraussichtliche Dauer der Besprechung festlegen, eine Tagesordnung angeben und einen Ort für die Besprechung in einem dafür eingerichteten Raum festlegen. All dies muss im Zitierdokument, das jedem Teilnehmer der Besprechung zugesandt wird, gut erklärt werden.

Vorbereitung des Raumes

Wenn das Work Center über keinen geeigneten Besprechungsraum verfügt oder an dem für die Besprechung festgelegten Tag nicht frei ist, können Sie jederzeit auf ein Kongresszentrum, ein Hotel oder ein Business Center mit Räumen zurückgreifen aktiviert. Je nach Besprechung ist möglicherweise eine Internetverbindung, genügend Stecker, ein Projektor oder eine Videokonferenzausrüstung erforderlich.

Am selben Tag der Besprechung müssen Sie zunächst den Raum überprüfen, prüfen, ob Beleuchtung, Ton und Computerausstattung einwandfrei funktionieren und ob die Möbel richtig angeordnet sind. Außerdem müssen Sie neben jeden Sitz Wasser und Gläser stellen. Wenn der Besprechungsplan dies vorsieht, können Sie vor der Besprechung oder in der Pause Kaffee und Snacks zubereiten.

Entwicklung des Treffens

Kürze ist wichtig, damit die Tat nicht ewig ist. Es ist daher zweckmäßig, eine Tagesordnung zu führen und diese strikt einzuhalten, um nicht von den angesprochenen Themen abzuweichen, und in jedem Fall die eventuell auftretenden sekundären Themen für eine spätere oder spätere Sitzung aufzubewahren.

Wenn es nicht das erste Treffen zum gleichen Thema ist, können zunächst die erörterten Themen und die zuvor erzielten Vereinbarungen zusammengefasst werden. Es ist ratsam, dass einer der Teilnehmer oder mehrere Teilnehmer, die sich bei Bedarf abwechseln, als Sekretär fungieren und einen Berichtsentwurf über die Entwicklung des Treffens vorlegen.

Am Ende wird ein kleiner Entscheidungsbericht bereitgehalten und gegebenenfalls der Termin für die nächste Sitzung festgelegt.

Späteres Stadium

Mit mehr Gelassenheit wird der Berichtsentwurf über die Sitzung gelöscht. Ebenso wird angestrebt, den genutzten Raum in einem guten Zustand zu belassen und die Vorbereitungen für das nächste Meeting zu treffen, um den Prozess erneut zu beginnen.