So beantworten Sie das Telefon professionell

Die Fähigkeiten eines Telefonprofis können Ihnen zum Erfolg in der Geschäftswelt verhelfen, unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen vertreten, Informationen für ein Finanzinstitut bereitstellen oder als erste Kommunikationslinie für ein großes Unternehmen fungieren. Eine professionelle Art des Telefonanrufbeantwortens in einer Geschäftskommunikation sorgt für klare Verhältnisse zwischen beiden Parteien. „Klare Kommunikation und effektives Zuhören sind die Eckpfeiler loyaler Beziehungen.“ Wenn Menschen die Person am anderen Ende des Telefons nicht sehen können, können sie durch eine selbstsichere, sachkundige Haltung erkennen, dass sie es mit einem Fachmann zu tun haben. .

Schritte zu folgen:

1

Nehmen Sie sich Zeit, um den Hörer eines eingehenden Anrufs abzunehmen. Wenn Sie sich beeilen, den Anruf anzunehmen, wenn Sie nicht bereit sind, teilen Sie der Person am anderen Ende mit, dass Sie nicht bereit sind, den Anruf anzunehmen. Lassen Sie das Telefon ein- oder zweimal klingeln, bevor Sie es abheben, und atmen Sie tief durch, um sich auf den Anruf vorzubereiten.

2

Nennen Sie die Organisation, die Sie vertreten, und Ihren Namen. Dieser Moment ist wichtig, da er die grundlegendsten Informationen an die andere Partei überträgt und alle Zweifel daran beseitigt, ob es sich um die richtige Nummer handelt.

3

Hören Sie dem Anrufer genau zu. Warten Sie, bis Sie mit der Beantwortung fertig sind, und vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Fragen verstanden haben, bevor Sie antworten. Klären Sie Einzelheiten der Fragen des Gesprächspartners, wenn Sie sich nicht sicher sind.

4

Sprechen Sie langsam, wenn Sie dem Anrufer antworten. Seien Sie zuversichtlich in Ihre Antworten. Wählen Sie Ihre Sprache sorgfältig aus, da Jargon oder unentschlossene Wörter den Anrufer dazu bringen können, seine Erfahrung zu bezweifeln. Fragen Sie den Anrufer, ob Sie die von Ihnen angegebenen Informationen verstehen.

5

Bitten Sie um Erlaubnis, bevor Sie einen Anruf halten. Vielen Dank an den Anrufer für Ihre Geduld und sagen Sie ihm, wie lange er warten muss. Fordern Sie die Genehmigung zum Weiterleiten von Nachrichten oder zum Suchen einer Abfrage an, da der Anrufer die Möglichkeit hat, online zu warten oder nicht.

6

Überprüfen Sie, ob der Anrufer die von Ihnen angegebenen Informationen verstanden hat. Überprüfen Sie wichtige Daten und Zeiten. Fragen Sie den Anrufer, ob er Ihnen weiterhelfen kann, bevor Sie den Anruf beenden. Vielen Dank an den Anrufer bei der Beendigung des Anrufs.

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